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Politique de confidentialité

Préambule

La présente politique de confidentialité des renseignements personnels (ci-après : « la présente politique ») s’applique au site Internet de Bofokus Média et à l’ensemble des informations confidentielles recueillies par l’entreprise, en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ainsi que toute autre loi ou réglementation applicable.

Dans la présente politique, les termes « nous », « notre » et « nos » désignent Bofokus Média, de même que son adresse professionnelle.

Cette politique vise à décrire les pratiques de Bofokus Média en matière de traitement des renseignements personnels, couvrant leur collecte, leur utilisation, leur divulgation et leur conservation, que ce soit via le site Internet ou d’autres moyens de communication tels que le téléphone, Internet, le télécopieur, ou autres.

Bofokus Média collecte, utilise, divulgue et conserve divers renseignements personnels en accord avec le Code civil du Québec et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, tout en veillant à préserver la confidentialité de ces renseignements.

Notre engagement

Au sein de Bofokus Média, nos activités sont fondées sur une relation étroite entre les employés et les clients.

Spécialisés dans les services de marketing, nous sommes conscients que nos clients nous confient des informations personnelles confidentielles.

Nous considérons comme essentiel de préserver cette confiance en affirmant notre engagement à garantir la sécurité des renseignements personnels partagés dans le cadre de notre relation d’affaires.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Les renseignements personnels désignent les informations relatives à une personne physique permettant son identification, tels que, de manière non exhaustive, sa date de naissance, son numéro d’assurance sociale et son numéro de permis de conduire. Ces données sont confidentielles, et sauf dans les cas d’exceptions prévus, elles ne peuvent être divulguées sans le consentement préalable de la personne concernée.

Engagement de Bofokus Média

Bofokus Média s’engage fermement à respecter la vie privée. À cet effet, nous mettons en œuvre toutes les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité des renseignements personnels que nous détenons.

En consultant ou en utilisant notre site Internet, ainsi qu’en entrant en communication avec nous, vous consentez expressément à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation de vos renseignements personnels conformément aux dispositions de la présente politique.

Renseignements personnels recueillis

Bofokus Média est appelée à recueillir des renseignements personnels dans divers contextes, notamment la gestion des dossiers, la prestation de services, les rencontres professionnelles, les candidatures, les visites dans ses locaux, ainsi que lors de l’utilisation de son site Internet.

Ces renseignements personnels sont obtenus à partir des informations que vous fournissez via des formulaires, tels que les formulaires de contacts ou de demande de soumission, lors de la réservation de rencontres virtuelles via l’outil « Calendy », ou encore à partir de renseignements collectés via des documents, qu’ils soient sous forme électronique ou papier.

Bofokus Média ne collecte que les renseignements nécessaires à ses activités et met en place des mesures de protection dès la réception de ces données. De plus, elle s’assure de recueillir uniquement les informations pertinentes, appropriées et limitées aux fins pour lesquelles elles sont traitées.

Plus spécifiquement, nous recueillons uniquement les informations nécessaires à l’exécution des tâches liées à la prestation de services marketing pour lesquelles nous sommes engagés.

Les renseignements personnels relatifs à des individus spécifiques sont considérés comme confidentiels, et en général, ils ne peuvent être partagés sans le consentement préalable de la personne concernée.

Ces renseignements peuvent inclure, entre autres :

  • Nom;
  • Adresse de domicile;
  • Numéros de téléphone et de télécopieur;
  • Adresses électroniques;

Collecte des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont collectés de la manière suivante :

  • Sous forme papier, dans les locaux de l’entreprise;
  • Sous forme numérique, conservées sur les serveurs de notre entreprise, présents dans nos locaux ou chez notre hébergeur d’infrastructure;
  • Sous forme numérique dans les serveurs de Google et de Quickbooks, utilisés par notre entreprise dans le cadre de nos activités professionnelles liées aux services que vous sollicitez.

Objectifs du traitement des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont collectés dans le but d’atteindre des objectifs clairs, explicites et légitimes. En fonction du contexte, ces informations pourront être utilisées notamment pour les raisons suivantes :

  • Traitement de dossiers;
  • Répondre à des enquêtes de satisfaction pour améliorer les services et mieux connaître les clients;
  • Répondre à des obligations légales ou réglementaires;
  • Générer les factures ainsi que les devis pour les services que vous sollicitez.

Il est important de souligner que tout traitement de renseignements personnels est réalisé dans un but spécifique.

Protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont confidentiels, et seul le personnel de Bofokus Média, ainsi que les individus dûment autorisés par l’entreprise, ont le droit d’y accéder. Ces renseignements peuvent être communiqués aux organes de contrôle ou d’inspection conformément à la législation ou à la réglementation en vigueur, ainsi qu’à des tiers autorisés.

En qualité d’employés de Bofokus Média, nous sommes habilités à accéder aux renseignements personnels, et il est impératif que nous comprenions pleinement l’importance de préserver et de protéger la confidentialité de ces informations.

 

Bofokus Média prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels, visant ainsi à préserver leur confidentialité et à éviter toute altération, destruction ou divulgation non autorisée à des tiers.

Ces mesures sont appliquées pendant la période requise pour les objectifs conformément à la législation ou à la réglementation applicable. Cependant, il est important de noter qu’aucune transmission ou stockage de renseignements n’est totalement sécurisé. En conséquence, une garantie absolue de la sécurité des renseignements transmis ou stockés ne peut être fournie.

Collecte des renseignements personnels via notre site Internet

a) La collecte automatique

Il est possible que nous recevions automatiquement certains renseignements lorsque vous interagissez avec notre site Internet, nos courriels, nos médias sociaux ou tout autre outil de marketing en ligne.

Nous pourrions, par exemple, connaître :

  • Le type de navigateur Internet ou de système d’exploitation que vous utilisez;
  • Votre adresse IP;
  • Les pages que vous visitez;
  • La date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages;
  • Le nom de domaine du site Web que vous venez de quitter.

La majorité des renseignements transmis automatiquement entre les ordinateurs ne permettent pas de vous identifier.

b) Utilisation de témoins (cookies)

Si les paramètres de votre navigateur le permettent, nous avons la possibilité d’enregistrer certaines données sur votre ordinateur sous la forme de « témoins » (cookies) ou d’autres technologies de pistage ou de traçage.

Les témoins sont des éléments d’information conservés sur votre ordinateur qui nous permettent de vous reconnaître à chaque visite sur notre site Internet. Nous pouvons également utiliser les témoins pour transmettre du contenu ou enregistrer des données (par exemple, pour vous éviter de retaper votre mot de passe). Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de désactiver les témoins en ajustant les paramètres de votre navigateur Internet. Toutefois, veuillez noter que ce réglage pourrait limiter l’utilisation complète ou certaines fonctionnalités de notre site Internet.

Nous utilisons notamment Google Analytics afin d’analyser l’activité des utilisateurs de notre site Internet. Google Analytics utilise des cookies pour recueillir des données anonymisées sur l’interaction des utilisateurs. Ces informations nous aident à améliorer notre site et nos efforts de marketing.

Il est important de souligner que ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels vous concernant.

c) Renseignements fournis par l’utilisateur

Lorsque vous interagissez avec Bofokus Média, il est possible que vous nous transmettiez des renseignements personnels, notamment au moyen d’un formulaire en ligne ou par tout autre moyen, tel que :

  • Vos renseignements d’identité (nom ou prénom);
  • Vos coordonnées (adresse, courriel, numéro de téléphone, etc.);

Vous avez également la possibilité de nous transmettre vos renseignements à des fins de recrutement lorsque vous postulez pour un poste au sein de notre entreprise. Dans ce contexte, nous solliciterons exclusivement les informations nécessaires au traitement de votre candidature, telles que vos coordonnées et votre curriculum vitae. Les renseignements ainsi fournis seront conservés en conformité avec les politiques applicables à nos employés, et seules les personnes autorisées au sein de notre entreprise auront accès à ces informations.

Nous ne collectons pas de renseignements personnels ou confidentiels auprès de personnes âgées de moins de 14 ans, sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur.

d) Médias sociaux

Il est possible que nous vous invitions à interagir avec nous via des sites Internet, Facebook, des modules d’extension et des applications de réseautage social exploités par des tiers. Lors de ces interactions, vous pourriez nous accorder l’accès à des renseignements associés à votre compte de médias sociaux. Nous pourrions utiliser ces informations pour valider et personnaliser votre profil sur notre site Internet.

Collecte des renseignements personnels via notre site Internet

Les liens présents sur notre site Internet peuvent vous rediriger vers d’autres sites externes. Veuillez noter que la présente politique ne concerne que les renseignements personnels collectés et utilisés sur notre site Internet ou par le biais de celui-ci. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu ou aux activités des autres sites Internet accessibles via les liens que nous fournissons, ainsi qu’en ce qui concerne les pratiques de confidentialité des tiers.

Nous vous recommandons vivement de lire la politique de confidentialité de ces tiers avant de leur communiquer des renseignements personnels. Toutefois, nous attachons une grande importance à l’intégrité de notre site Internet et nous sommes ouverts à vos commentaires sur les sites externes qui y sont liés.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire et en conformité avec nos obligations légales. Une fois cette période écoulée, ces renseignements sont soit détruits, soit anonymisés, mais exclusivement dans le cadre d’objectifs sérieux et légitimes.

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous utilisons notamment Google Drive ainsi que Quickbooks pour la gestion de projets et la comptabilité. Vos données peuvent être conservées de manière sécuritaire dans ces applications dans le respect de leurs politiques respectives.

Possibilités relatives à la protection des renseignements personnels

Les clients ont la possibilité de recevoir à tout moment une copie de la présente politique en accédant à notre page sur notre site Internet à l’adresse suivante https://www.bofokus.com/politique-de-confidentialite

En adressant une demande écrite à notre entreprise située au 14351 Rue Saint-Jean, Mirabel, QC J7J 1Y9, ou en envoyant un courriel à notre responsable de la protection des renseignements personnels, Nathaniel Ladouceur-Poirier (info@bofokus.com), vous pouvez accéder à vos informations. Nous nous engageons à répondre à vos demandes dans les délais les plus brefs, et au plus tard dans les 30 jours suivants la réception de votre demande.

À tout moment, nos clients ont la possibilité de révoquer leur consentement en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Toutefois, il leur sera expliqué que le fait de ne pas fournir les informations nécessaires pourrait entraver notre capacité à exécuter les tâches pour lesquelles nos services sont sollicités.

Modification de la présente politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment. Les changements seront portés à votre connaissance en indiquant la date de la dernière mise à jour au début de cette politique. Il vous incombe de consulter régulièrement notre site Internet pour prendre connaissance des éventuelles modifications.

Nous vous recommandons vivement de lire attentivement la présente politique afin de bien comprendre comment vos renseignements seront utilisés. Toute modification de cette politique s’appliquera aux renseignements personnels collectés avant la date d’entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi qu’à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.

Violation de la protection des renseignements personnels

Si nous suspectons un traitement inapproprié des renseignements personnels, nous procéderons à une révision de la présente politique et apporterons les modifications nécessaires. En cas de nécessité, les personnes concernées ainsi que notre assureur seront informés.

Dans le cas où vous souhaitez exprimer des préoccupations concernant nos procédures de protection des renseignements personnels ou signaler une violation de la présente politique, vous pouvez déposer une plainte par écrit auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels. Ce responsable prendra contact avec vous pour recueillir tous les détails pertinents.

Suite à cela, notre responsable de la protection des renseignements personnels analysera les circonstances à l’origine de la plainte et déterminera si des ajustements doivent être apportés aux dispositions actuelles de la présente politique.

Droit d’accès ou de rectification

Vous avez un droit d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels. Si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels ou encore demander de faire rectifier ceux-ci, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante : info@bofokus.com, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.

Questions ou commentaires et plaintes

Si vous souhaitez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez nous écrire à l’adresse suivante : info@bofokus.com, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.

Nous nous engageons à vous répondre dans les meilleurs délais afin de vous informer des mesures prises ou prévues en réponse à vos questions ou à vos commentaires.

Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec en cliquant sur le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre/. Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord la responsable de la protection de la confidentialité des renseignements personnels de notre entreprise.

Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

La loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s’applique à l’égard des renseignements personnels qu’une entreprise recueille, détient, utilise ou communique à des tiers, peu importe le support ou encore la forme sous laquelle les renseignements personnels sont détenus.

Responsable de la confidentialité des renseignements personnels :

Nom : Nathaniel Ladouceur-Poirier

Fonction : Fondateur

Téléphone : (514) 715-1503

Adresse courriel : info@bofokus.com

 

MISE À JOUR DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ: AOÛT 2024